Osallistumisohjeet

Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021

INNOVAATIOKILPAILUN TOIMINTAPERIAATTEET JA HAKUOHJEET
Kestävä Lahti-säätiö 17.12.2020 / Päivitetty 4.5.2021

Nämä toimintaperiaatteet ja hakuohjeet koskevat Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021-hankkeen innovaatiokilpailua ja siinä syntyvien ideoiden ja projektien rahoitusta.


Sisällysluettelo
1. Innovaatiokilpailun määritelmä 
1.1. Lyhyt kuvaus innovaatiokilpailusta 
1.2. innovaatiokilpailun tekninen toteutus 
2. Innovaatiokilpailun osapuolet
2.1. Kilpailun pääyhteistyökumppanit
2.2. Kilpailun hakijat ja heidän vastuunsa
2.3. Ympäristöpääkaupunki-hankkeen vastuut
2.4. Arviointiryhmä
3. Innovaatiokilpailun aikataulu
3.1. Kevään kierroksen alustava aikataulu
4. Innovaatiokilpailun ideoiden arviointi
5. Päätöksenteko
5.1. Vaiheessa 1 palkitaan parhaat ratkaisuideat
5.2. Vaiheessa 2 valitaan projektirahoituksen saavat ratkaisut
6. Innovaatiokilpailun palkinnot
7. Ratkaisujen sparrausvaihe
8. Projektirahoitus parhaille ratkaisuille
8.1. Rahoitettavan projektin Aineettomat oikeudet
8.2. Projektituen maksaminen ja käyttö
8.3. Projektin raportointi



1. INNOVAATIOKILPAILUN MÄÄRITELMÄ

1.1. LYHYT KUVAUS INNOVAATIOKILPAILUSTA

Innovaatiokilpailulla tarkoitetaan toimintamallia, jossa:

Vaiheessa 1 (IDEAVAIHE):
1. Esitetään ratkaistavia haasteita (esim. digitalisaatioon tai kiertotalouteen liittyen)
2. Haetaan ratkaisuideoita näihin haasteisiin
3. Valitaan arvioinnin perusteella 3 parasta ratkaisuideaa kuhunkin haasteeseen, jotka palkitaan

Vaiheessa 2 (PROJEKTIVAIHE):
4. Sparrataan edelleen näitä ratkaisuideoita toteutettaviksi projekteiksi
5. Tehdään toinen arviointi, jossa valitaan projektirahoituksen saavat ratkaisut
6. Rahoitetaan projekti eli myönnetään projektituki valituille hankkeille




Kuva 1. Innovaatiokilpailun prosessi.


1.2. INNOVAATIOKILPAILUN TEKNINEN TOTEUTUS

Kilpailu toteutetaan greenlahti.rimbert.fi -hakuportaalin avulla. Tässä dokumentissa kyseiseen hakuportaaliin viitataan ”Rimbert”-nimellä. Prosessi on teknisestä näkökulmasta Rimbertissä seuraavanlainen:

Vaiheessa 1 (IDEAVAIHE):
1. Kevyt hakemuslomake ideoille
2. Arviointiprosessi 1
3. Päätöksistä ilmoittaminen hakijoille

Vaiheessa 2 (PROJEKTIVAIHE):
4. Sparraukseen valituille toinen hakemuslomake: hakijat saavat koodin, jolla pääsevät täyttämään hakemuksen sparrausvaiheen lopuksi
5. Arviointiprosessi 2
6. Päätöksistä ilmoittaminen hakijoille
7. Loppuraportti

Huomioita:
Arvioitsijoilla on oikeudet seurata hakemuksia järjestelmästä. Yhteistyökumppaneille voidaan antaa lukuoikeus hakemuksien tarkastelua varten.
Ensimmäiseen hakuun voi osallistua yksityishenkilö. Toisessa vaiheessa hakijalta vaaditaan Y-tunnus. Yksityishenkilönä tai työryhmän kautta kilpailuun osallistunutta voidaan sparrausvaiheessa tukea esim. toiminimen perustamisessa tai yhteistyökumppanin löytämisessä.


2. INNOVAATIOKILPAILUN OSAPUOLET

2.1. KILPAILUN PÄÄYHTEISTYÖKUMPPANIT

Ensimmäinen innovaatiokilpailu toteutetaan Kestävä Lahti -säätiön perustajajäsenien (Lahden kaupunki, Heinolan kaupunki, Orimattilan kaupunki, Asikkalan kunta, Hollolan kunta ja Hämeen kauppakamari) sekä pääyhteistyöyritysten (Sitowise, CGI Suomi, Lassila & Tikanoja) kanssa. Innovaatiokilpailussa pääyhteistyökumppanit esittävät ympäristöpääkaupungin teemoihin liittyviä liiketoiminta- tai kehityshaasteita.

Pääyhteistyökumppaneiden vastuulla on:
  • Muotoilla innovaatiokilpailuun soveltuva ratkaistava haaste
  • Osallistua asiantuntijan työpanoksella parhaiden ratkaisuideoiden valintaan, ratkaisujen sparrausvaiheeseen, projektirahoituksen saavien ratkaisujen valintaan sekä projektien aikaiseen yhteistyöhön
  • Hyödyntää rahoitettavia projekteja kehittämisessä ja liiketoiminnassa
  • Osallistua kilpailun eri vaiheiden viestintään

2.2. KILPAILUN HAKIJAT JA HEIDÄN VASTUUNSA

Kilpailun pääyhteistyökumppaneiden esittämiin haasteisiin etsitään uusia ratkaisuja kilpailuun osallistuvien asukkaiden, yritysten, opiskelijoiden, oppilaitosten, julkisorganisaatioiden ja kolmannen sektorin toimijoiden kanssa. Kilpailun ensimmäiseen vaiheeseen voi siis osallistua yksittäinen henkilö, työryhmä tai organisaatio Suomesta.

Kilpailun hakijan vastuulla on:
  • Perehtyä kilpailun ohjeisiin
  • Sitoutua edistämään oman idean toteutusta yhdessä kilpailun pääyhteistyökumppaneiden kanssa
  • Tehdä hakemus oikeilla tiedoilla

Kilpailun ensimmäiseen vaiheeseen (ideavaihe) voi hakea yksityishenkilönä, työryhmänä tai organisaationa, mutta toiseen vaiheeseen (projektivaihe) voi osallistua vain organisaatiolla, jolla on y-tunnus. Täten esimerkiksi opiskelijat voivat viimeistään toiseen vaiheeseen siirtyessään hakea jonkin yhteistyöorganisaation projektin toteutuskumppaniksi. Kilpailun toisessa vaiheessa hyödynnetään LAB-ammattikorkeakoulun StartHub-yhteisön verkostoja yhteistyökumppaneiden etsimiseksi projekteille.

Huomioita:
Jos kilpailuun osallistuu työryhmä, kuuluu tällä ryhmällä olla vastuuhenkilö, joka vastaa mm. hakemuksen jättämisestä ja mahdollisen palkintorahan maksupyynnön tekemisestä.
Hakijan kuuluu olla Suomen kansalainen ja vähintään 15-vuotias. Yksittäinen hakija saa osallistua moneen eri haasteeseen, mutta tämä on tehtävä erillisillä hakemuksilla.


2.3. YMPÄRISTÖPÄÄKAUPUNKI-HANKKEEN VASTUUT

Ympäristöpääkaupunki-hanke toimii innovaatiokilpailun sihteeristönä ja sen vastuisiin kuuluu:
  • Hankkia innovaatiokilpailun haasteet yrityksiltä (ja tarvittaessa auttaa ideoinnissa)
  • Välittää rahoitusta yrityksen, ympäristöpääkaupunkihankkeen ja kilpailun hakijan välillä
  • Koordinoida yritysten haasteet projektihakuun ja muokata projektihaku innovaatiokilpailulle sopivaksi (toimii Rimbert-ohjelman kautta)
  • Hakemusten arviointi, ja täten myös arviointiryhmän kasaaminen
  • Innovaatiokilpailun palkinnoista vastaaminen
  • Sparraamisen ja ratkaisuideoiden kehittämisen organisointi
  • Kommunikaatio innovaatiokilpailun eri osapuolten välillä
  • Kilpailun viestinnästä vastaaminen

2.4. ARVIOINTIRYHMÄ

Kilpailun arviointiryhmässä toimivat:
  • Yliopiston lehtori Olli-Pekka Penttinen, Helsingin yliopisto (teema: luonto ja vesi)
  • Erikoistutkija Anne Pässilä, LUT-yliopisto (teema: osallisuus ja innovaatiot ilmasto/kiertotalous)
  • Johtava asiantuntija Sari Laine, Sitra (teema: ilmasto/kiertotalous)
  • Liiketoimintakehittäjä Jukka Selin ja varaedustaja liiketoimintakehittäjä Johanna Kilpi-Koski, Lahden seudun kehitys LADEC (teema: elinkeinoelämä)
  • Vesiensuojelusuunnittelija Ismo Malin ja varaedustaja ympäristöjohtaja Elina Ojala, Lahden kaupunki (teema: luonto ja vesi)
  • Nuorisovaltuuston edustaja Siiri Kankainen ja varaedustaja Matias Päivä, (teema: osallisuus)
  • Ohjelmajohtaja Saara Vauramo, Kestävä Lahti-säätiö (kaikki teemat)
  • Liiketoimintakehittäjä Kimmo Seppänen, Lahden seudun kehitys LADEC (teema: digitalisaatio)

3. INNOVAATIOKILPAILUN AIKATAULU

Innovaatiokilpailu toteutettiin alkuvuodesta (18.1. – 15.3.2020). Innovaatiokilpailun ehdotukset jätetiin greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta.
 
3.1. KEVÄÄN KIERROKSEN ALUSTAVA AIKATAULU

  • Haasteiden julkaisu ympäristöpääkaupungin avajaisissa 18.1.2021
  • Hakuaika 18.1.–15.3.2021
  • Ratkaisujen arviointi 17.–30.3.2021
  • Parhaiden ratkaisujen julkistaminen / Palkintojenjako huhtikuun alku
  • Sparrausvaihe huhti-toukokuu
  • Rahoitettavien projektien valinta toukokuu
  • Projektit käynnistyvät toukokuu
  • Projektien toteutusaika 6/21 – 12/21
  • Projektien raportointi 1/22
Kevään kokemusten perusteella tehtiin päätös, ettei hakukierrosta uusita syksyllä 2021.

4. INNOVAATIOKILPAILUN IDEOIDEN ARVIOINTI

Hakijat esittävät ratkaisuideansa greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta. Hakemus on tekstimuotoinen ja sitä pyydetään havainnollistamaan kuvamateriaalilla. Innovaatiokilpailun hakemuksia (ratkaisuja) arvioidaan seuraavilla perusteilla:



Kuva 2. Innovaatiokilpailun hakemusten arvioinnin perusteita. Näistä lisää kohdassa 5.1.


5. PÄÄTÖKSENTEKO 

Innovaatiokilpailussa on kaksi päätöksentekotilannetta, joiden osalta toimitaan seuraavasti:

5.1. VAIHEESSA 1 PALKITAAN PARHAAT RATKAISUIDEAT

Arviointiryhmä yhdessä pääyhteistyökumppaneiden edustajien kanssa päättää palkittavat ratkaisuideat, joita voi olla enintään kolme kappaletta kutakin haastetta kohden. Palkinnon suuruus on 1000€. Palkittavat ratkaisuideat valitaan kokouksessa, jossa on paikalla:
  • Arviointiryhmän edustajat
  • Ratkaisun esittäneen pääyhteistyökumppanin edustajat
  • Ympäristöpääkaupunki-hankkeen edustajat (sihteeristö)

Palkittavat ratkaisuideat julkaistaan greenlahti.fi verkkosivuilla, projektin sosiaalisen median kanavissa, tiedotteessa sekä pääyhteistyökumppanin kanavissa.

Arviointi tehdään muun muassa seuraavien osa-alueiden avulla:

Innovatiivisuus
  • Mikä asiakasryhmä on ja miten ratkaisu tuo heille lisäarvoa?
  • Mitä lisäarvoa se tuottaa haasteen esittäjälle ja/tai kaupungille?
Toteutus ja kypsyys
  • Minkälaiseen teknologiaan tai muihin toteutustapoihin ratkaisu pohjautuu?
  • Millaisella aikavälillä projekti on toteutettavissa?
Kaupallinen potentiaali ja monistettavuus
  • Onko ratkaisu monistettava ja skaalattava kansallisesti ja globaalisti?
  • Minkälainen liiketoimintamalli ratkaisulla on?
Tiimin osaaminen
  • Minkälaista osaamista / valmiuksia tiimillä on?
Vastuullisuus
  • Miten ratkaisu edistää vastuullisuutta, esim. vähäpäästöisyyttä tai kiertotaloutta?

Näitä osa-alueita arvioidaan innovaatiokilpailun hakemuksen kysymysten avulla. Arvioitsijat pisteyttävät ensin hankkeet itse ja tämän jälkeen yhteisessä kokouksessa valitaan lopulliset voittajat. Myös yritykset pyritään osallistamaan valintaprosessiin.


5.2. VAIHEESSA 2 VALITAAN PROJEKTIRAHOITUKSEN SAAVAT RATKAISUT

Ratkaisuideoiden sparrauksen lopuksi (ks. 1.1. kuvaus innovaatiokilpailusta) valitaan jokaisesta haasteesta vähintään yksi rahoitettava ratkaisu, jolle voidaan myöntää enintään 50 000 euron projektituki ympäristöpääkaupunki-hankkeesta. Jos useaa saman haasteen projektia rahoitetaan, rahoituksen yhteissumma ei ylitä 50 000 euroa.

Pääyhteistyökumppanin sekä ympäristöpääkaupunki-hankkeen asiantuntijat esittävät päätösehdotuksen projektitukea saavista ratkaisuista. Lopullinen päätös projektituen myöntämisestä tehdään Kestävä Lahti -säätiön hallituksen kokouksessa. Sparrausvaiheessa mukana olevien hankkeiden edustajille ilmoitetaan päätöksestä ennen päätöksen julkistamista. Projektituen saava hanke julkaistaan greenlahti.fi verkkosivuilla, projektin sosiaalisen median kanavissa, tiedotteessa sekä pääyhteistyökumppanin kanavissa.

6. INNOVAATIOKILPAILUN PALKINNOT

1-3 parasta ratkaisua jokaisesta haasteesta saavat palkinnoksi 1000 €.

Rahapalkintoon pyritään myös sisällyttämään yhteistyökumppanin tai Ympäristöpääkaupungin tarjoamia palkintoja, kuten:
  • Lyhyet harjoittelija/trainee-paikat yritykseltä tai kaupungilta opiskelijalle
  • Kutsuja Ympäristöpääkaupungin tai yhteistyökumppanin tapahtumiin ja tilaisuuksiin
  • Muut yhteistyökumppanikohtaiset palkinnot, kuten esim. yritysvierailu tai illallinen

Huomio:
Palkittavien lisäksi arviointiryhmä valitsee myös 2 hakijaa varasijoille. Nämä varasijalla olevat voivat päästä kilpailun toiseen vaiheeseen, jos palkituista hakijoista valitut kieltäytyvät toisesta vaiheesta.


7. RATKAISUJEN SPARRAUSVAIHE

Sparrausvaiheen prosessi etenee seuraavalla tavalla:

1. Arviointiryhmä valitsee jokaisen haasteen palkituista 1-3 parasta sparrausvaiheeseen. Jos palkitut eivät halua osallistua kilpailun toiseen vaiheeseen, voidaan sparrausvaiheeseen valita myös varasijalla oleva hakija.
2. Sparrausvaihe workshop-tapaamisten muodossa:

Hakijoiden ja yhteistyökumppaneiden yhteinen workshop
  • Työpajassa ovat paikalla kaikki sparrausvaiheeseen valitut hakijat sekä organisaatioiden edustajat, jotka ovat asettaneet haasteet
  • Haasteiden antajat asettavat hakijoille tehtävänannon, jonka mukaan hakijoiden täytyy jatkaa ideaansa konkreettisemmalle tasolla annettuun päivämäärään mennessä
  • Yhteistyökumppani myös ohjeistaa hakijaa tehtävässä onnistumiseen

Hakijan ja yhteistyökumppanin yksityisworkshop
  • Jokaiselle hakijalle järjestetään yksi oma työpaja haasteen asettajatahon kanssa
  • Tällöin siis paikalla hakija sekä haasteen asettaneen organisaation edustajat
  • Ennen annettua päivämäärää hakijat saavat tässä yksityisworkshopissa yhteistyökumppanilta asiantuntija-apua haaste-ehdotuksen kehitystavoitteiden saavuttamiseksi

Lisäksi hakija saa kumppanilta yhteyshenkilön, joka vastaa tarvittaessa hakijan kysymyksiin.
Jos hakija kuuluu johonkin yhteistyöorganisaatioon, kuten StartHub:iin tai LUT:iin, kannustetaan tätä organisaatiota auttamaan hakijaa hankkeen kehittämisessä. Esimerkiksi StartHub keskittyy tukemaan hakijoitaan sparrausvaiheen aikana.

3. Hakija esittelee yhteistyökumppanilleen uuden, kehitetyn ratkaisunsa


8. PROJEKTIRAHOITUS PARHAILLE RATKAISUILLE

Projektitukirahoitusta voidaan myöntää 50 000 euroon asti Y-tunnukselliselle organisaatiolle (yritys tai oppilaitos) innovaatiokilpailun kautta valittavan idean toteuttamiseen.

8.1. RAHOITETTAVAN PROJEKTIN AINEETTOMAT OIKEUDET

Projektirahoituksen saavat hankkeet sitoutuvat jakamaan hankkeen tuloksena syntyvän ratkaisutuloksen /-idean immateriaalioikeudet haasteen esittäneen pääyhteistyökumppanin kanssa 50-50 -periaatteella. Immateriaalioikeuksiin kuuluu (riippumatta siitä, ovatko oikeudet rekisteröitävissä tai ei):

  • Innovaatiokilpailussa esitetyn ratkaisun idea / tulos
  • Projektin aikana yhteistyökumppanin kanssa kehitettävät uudet menetelmät, tuotteen muodot, tekniset ratkaisut tai brändit

Olemassa olevat immateriaalioikeudet pysyvät niiden omistajilla. Projektirahoitusta saava taho vastaa ja vakuuttaa, että hankkeen tulos / idea ei sisällä kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia ja mikäli näitä sisällytetään tulokseen / ideaan, tähän on olemassa hankittuna riittävät oikeudet (sisältäen muun muassa käyttöoikeudet ja edelleen luovutusoikeuden) oikeuksien omistajilta.

Huomio:
Aineettomien oikeuksien jakautuminen koskee vain toisen vaiheen loppua, jossa hakuidea on muodostunut projektiksi sparrausvaiheen kautta. Ensimmäisessä vaiheessa hakija omistaa ideansa itse.


8.2. PROJEKTITUEN MAKSAMINEN JA KÄYTTÖ

Projektituesta maksetaan 70 % heti tukipäätöksen tekemisen jälkeen, projektituen saajan tehtyä sähköisen maksatuspyynnön greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta. Maksatusten hakukierroskohtaiset aikataulut löytyvät kohdasta 4. Loput 30 % projektituesta maksetaan loppuraportin jättämisen ja hyväksymisen jälkeen. Projektituki maksetaan vain hakijan ilmoittamalle tilille. Projektitukea saa käyttää vain hakemuksessa ilmoitettuihin ja tämän toimintaperiaatteen mukaisiin menoihin.

Mikäli projekti keskeytyy, hakijan tulee ilmoittaa siitä kirjallisesti sähköpostitse osoitteeseen info@greenlahti.fi maksamisen keskeyttämiseksi tai päätöksen peruuttamiseksi.

Mikäli hakija on antanut virheellisiä tai puutteellisia tietoja tai projektitukea ei ole käytetty myönnettyyn tarkoitukseen, Kestävä Lahti -säätiön hallitus voi päätöksellään määrätä projektituen maksamisen lopetettavaksi sekä jo maksetun tuen takaisinperittäväksi.

8.3. PROJEKTIN RAPORTOINTI

Hyväksyttyjen hankkeiden loppuraportointi tehdään sähköisesti greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta kunkin hakukierroksen määräaikojen puitteissa.

Rahoituksen saajan taloushallinnon henkilön on vahvistettava loppuraportin yhteydessä, että tilitetyt kustannukset sisältyvät rahoituksen saajan kirjanpitoon ja ovat rahoituksensaajan maksamia.
Loppuraportoinnin laiminlyönti johtaa myönnetyn projektituen takaisinperintään.

Projektista voidaan pyytää myös valokuvallista tai muuta aineistoa hyödynnettäväksi Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 viestinnässä.