Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste
Päivämäärä 13.05.2020


Rekisterin nimi
Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 projektirahoituksen hakijarekisteri


Rekisterinpitäjä
Kestävä Lahti -säätiö (3130216-7)
Rautatienkatu 20
15110 Lahti


Rekisterin käsittelijä
Kestävä Lahti -säätiö (3130216-7)
Rautatienkatu 20
15110 Lahti


Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Emma Sulkanen
Tietosuojavastaava
emma.sulkanen@lahti.fi
Puh. 044 4826460


Rekisterin tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste (suostumus)
Tietojen käsittely rekisterissä perustuu suostumukseen.  Henkilötietoja käsitellään projektirahoitushaun tavoitteen toteuttamiseksi. Tietoja, joiden käsittely sisältää erityisiä riskejä, käsitellään niin rajatussa määrin kuin mahdollista.


Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Projektirahoituksen hakemista koskeva rekisteri:
- Kestävä Lahti -säätiölle osoitettujen hakemusten käsittely


Projektirahoituksen saajia koskeva rekisteri:
- Projektirahoituksen maksaminen, myönnettyjen tukien seuranta sekä tarvittavien ilmoitusten tekeminen viranomaisille myönnetyistä hakemuksista.


Hakuprosessin yhteydessä hakijan antamaa palautetta koskeva rekisteri:
- Hakujärjestelmän käyttäjäystävällisyyden ja toimintojen kehittäminen
- Rekisterillä ei ole vaikutusta hakijan jättämien hakemusten käsittelyyn.


Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä säilytetään hakijasta tai hakijan yhteyshenkilöstä ensisijaisesti tietoja, jotka hakija on antanut.

Pakolliset henkilötiedot hakemuksen jättämiseksi:
- tiedot, joilla hakija tunnistetaan (esim. nimi, osoite, puhelin, sähköpostiosoite, y-tunnus)

Hakijan itsestään antamat tiedot hakemuksessa, esimerkiksi:
- muut asiakirjat ja tiedot, jotka hakija on liittänyt hakemuksensa tueksi
- muut hakemusta varten tarvittavat tiedot.

Jos hakijalle myönnetään projektitukea, sähköiseen rekisteriin tallennetaan lisäksi esimerkiksi seuraavat tiedot hakijasta:
- tilinumero
- tiedot projektituen maksatuspyyntöön ja maksutapahtumiin liittyen
- tiedot päätöksen ajankohdasta
- tiedot mahdollisista muutoksista projektirahoituksen tai sen palautumiseen liittyen
- tiedot projektirahoituksen ilmoittamisesta Verohallinnolle
- tiedot sähköisestä tunnistautumisesta maksatuspyynnön yhteydessä
- projektirahoituksen saajan selvitys tuen käytöstä.


Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti, jonka jälkeen henkilötietosi poistetaan, ellei Kestävä Lahti -säätiö ole sovellettavan lainsäädännön perusteella velvollinen säilyttämään henkilötietojasi kauemmin.


Henkilötietojen suojauksen periaatteet
 Kaikki henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niihin pääsevät vain ne Kestävä Lahti -säätiön työntekijät tai muut Kestävä Lahti -säätiön lukuun ja puolesta toimivat, joilla on tarve tehtäviensä perusteella käsitellä henkilötietoja. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
 
Meillä on käytössämme asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.


Henkilötietojen säännönmukainen luovutus
- Hakemuksia käsittelevät Kestävä Lahti -säätiön henkilökunta, hallitus sekä projektirahoitushakemusten arviointiryhmään kuuluvat ulkopuoliset, nimetyt asiantuntijat.
- Kaikilla henkilöillä, joilla on pääsy tietoihin, on salassapitovelvollisuus.
- Hakemuksia arvioivilla henkilöillä on rajattu pääsy vain siihen aineiston osaan, jonka he tarvitsevat voidakseen toteuttaa työtehtävänsä. Oikeus päästä tietoihin on rajattu ajallisesti siten, että henkilöt eivät pääse tietoihin enää tehtävänsä päättymisen jälkeen.
- Tietoja voidaan tietosuoja-asetuksen ja muun tietosuojalainsäädännön perusteella luovuttaa lähinnä seuraaville tahoille:
    o    Verohallinto
- Myönnettyjen projektirahoitushakemusten osalta tietoja voidaan luovuttaa (kielteisiä päätöksiä ei julkaista):
    o    julkaisuihin
    o    verkkosivuille
    o    sosiaaliseen mediaan
- Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa muille rahastoille ja säätiöille tiedonvaihdon edistämiseksi.
Kestävä Lahti -säätiö ei luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman suostumustasi, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.


Tietojen luovuttaminen Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
- Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisille maille.


Projektirahoituspäätöksiä ja henkilötietojen julkaisemista koskevat periaatteet
Rekisterinpitäjä julkaisee seuraavat tiedot kaikista projektituen saajista:
- saajan nimi
- myönnetyn projektituen käyttötarkoitus
- kotipaikkakunta
- projektirahoituksen suuruus
- päätöspäivämäärä
- toiminta-alue

Päätös tietojen julkaisemisesta perustuu tavoitteeseen ylläpitää julkista luottamusta hakemusjärjestelmään sekä välttyä päällekkäisyyksiltä koskien projektituen myöntämistä erityisiin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.


Rekisterisuojan periaatteet
- Hakemusten ja tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, että hakijoiden yksityiselämää ei tarpeettomasti loukata. Aineistoa käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävä vaatii sitä. Käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
- Rimbert rahoitushakemusten käsittelyjärjestelmä, jota ylläpitää ja jonka oikeudet omistaa Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland. Kestävä Lahti säätiöllä on sopimukseen perustuva oikeus käyttää ohjelmaa. Ohjelman käyttöoikeus ei kata oikeutta ohjelman koodiin eikä myöskään oikeutta luovuttaa kolmannelle osapuolelle ohjelman käyttöoikeutta. Käyttöoikeus ei myöskään sisällä oikeutta tehdä muutoksia ohjelmaan.  
- Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland suojaa hakemukset, tiedot ja hakemusten liitteet ulkopuolisilta.
- Hakijan yhteys hakemusten käsittelyjärjestelmän verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella, josta Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland vastaa.
- Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland on tehnyt sopimuksen Nebula Oy:n kanssa, joka vastaa palvelusta. Rekisteriä säilytetään Telia Inmics-Nebula Oyn Cloud 9-pilvipalvelussa, jonka turvallisuus perustuu alan standardeihin, kuten PCI-DSS. Hallinnollisella salasanalla suojattu pääsy rekisteriin on vain Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finlandin nimetyillä henkilöillä.


Automaattinen käsittely
Kestävä Lahti -säätiö ei hyödynnä automatisoituja päätöksentekoprosesseja.


 Oikeus omien tietojen tarkistamiseen
- Jokaisella on oikeus tarkistaa, onko heistä tietoja Kestävä Lahti säätiön rekisterissä.
- Jokaisella on oikeus tarkistaa omat tietonsa rekisterissä.
- Pyyntö saada tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja sen tulee olla tietoja pyytävän henkilön allekirjoittama. Hakujärjestelmän käyttäjä voi myös kirjautua sisään käyttäjätililleen ja ladata itse kaiken tiedon, joka tilin yhteyteen on tallennettu (”Käyttäjätiedot”).
- Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää pyynnön jättänyttä henkilöä todistamaan henkilöllisyytensä.
- Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, asiantuntijoiden ja suosittelijoiden yksityisyyttä eikä näin ollen luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja.
- Pyyntöön vastataan kuukauden sisällä sen esittämisestä.
- Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen:

Kestävä Lahti -säätiö
Tietosuojavastaava Emma Sulkanen
Rautatienkatu 20
15110 Lahti


Oikeus tietojen oikaisemiseen
Virheellinen tieto rekisterissä oikaistaan rekisteröidyn yksilöityyn pyyntöön perustuen. Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen info@greenlahti.fi.


Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä hakemuksen yhteydessä, mutta tällöin hakemuksen käsittely keskeytetään.


Oikeus vaatia tietojen poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista, jos:
- hän vastustaa käsittelyä eikä tietojen käsittelyyn ole oikeutettua tai oikeudellista perustetta jatkossa
- tietojen käsittely on lainvastaista.

Lainsäädännöllisesti Kestävä Lahti säätiö on monessa tapauksessa velvollinen säilyttämään henkilötietoja esimerkiksi lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien vaateiden hoitamiseksi.

Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen info@greenlahti.fi


Oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.


Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely on EU:n tietosuoja-asetuksen vastaista.

Tämä seloste on päivitetty 13.5.2020 ja Kestävä Lahti -säätiö varaa oikeuden muuttaa tässä kuvattuja tietosuojakäytäntöjä ja päivittää näitä ehtoja sen mukaisesti.