TAPAHTUMATUKIHAUN TOIMINTAPERIAATTEET JA HAKUOHJEET

LAHTI – EUROOPAN YMPÄRISTÖPÄÄKAUPUNKI 2021 

TAPAHTUMATUEN TOIMINTAPERIAATTEET JA HAKUOHJEET
Kestävä Lahti-säätiö | 24.2.2021 (muokattu 1.3.2021)

Nämä toimintaperiaatteet ja hakuohjeet koskevat Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 -hankkeen sidosryhmille tarjottavaa tukea, joka myönnetään Kestävä Lahti -säätiön toimesta. 

Ympäristöpääkaupungin tapahtumatukea tarjotaan yhdistyksille, yhteisöille, yksityisille elinkeinon harjoittajille, oppilaitoksille, julkisorganisaatioille sekä yrityksille. Tukea ei myönnetä yksityishenkilöille. Tapahtumatukihaku avautuu 1.3.2021 ja hakuaika päättyy 30.3.2021. Tapahtumatukea haetaan greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta.


Sisällys:

1. Tapahtumatuen saajat
2. Tapahtumatuen tarkoitus ja kohde
3. Tapahtumatuen jakoperusteet
4. Tapahtumatuen hakeminen
5. Tapahtumatukihakemusten arviointi ja päätökset
6. Tapahtumatuen maksaminen ja käyttö
7. Tapahtuman raportointi



1. Tapahtumatuen saajat

Tapahtumatukea voidaan myöntää 20 000 euroon asti yhdistykselle, yritykselle, yksityiselle elinkeinon harjoittajalle, oppilaitoksille sekä julkisorganisaatioille. Tapahtumatuki voi kattaa enintään 80 % tapahtuman kokonaiskustannuksista (oman työn osuus voidaan laskea omarahoitukseen).  

Hakijana olevan yhdistyksen tulee olla rekisteröity.  Tapahtumatuen saajan on aina osoitettava tapahtuman toimivan jollakin Päijät-Hämeen kunnan alueella. Tapahtumatukea voidaan myöntää myös hakijalle, jolle Lahden kaupungin muu palvelualue tai toimielin on jo myöntänyt avustuksen.

Kestävä Lahti -säätiön hallitus voi myöntää tapahtumatuen erityisillä perusteilla myös näistä säännöistä poiketen hankkeen kokonaisuuden kannalta tärkeisiin tapahtumiin.

Tuen hakijan tulee täyttää seuraavat vähimmäisvaatimukset:

  1. Tuettava tapahtuma voidaan järjestää aikaisintaan 3.5.2021. Tapahtuman pitää olla päättynyt ennen 30.11.2021.
  2. Tapahtumajärjestäjän pitää hyödyntää ympäristöpääkaupungin tapahtumien ympäristöopasta tapahtuman suunnittelussa.
  3. Tapahtuma pitää järjestää paikassa, joka on saavutettavissa julkisilla kulkuvälineillä, pyörällä tai jalan. Mikäli tämä ei ole mahdollista, tulee järjestäjän kannustaa kimppakyytien käyttämistä. 
  4. Tapahtumajärjestäjän pitää huolehtia kaiken tapahtumassa syntyneen jätteen lajittelusta ja kierrätyksestä.
  5. Tapahtumajärjestäjä lupaa ylläpitää suvaitsevaista ilmapiiriä sekä mahdollisimman esteetöntä tapahtumaympäristöä, jotta jokainen kokee olevansa tervetullut.

Tapahtumatukea ei myönnetä hakijatahon vuosittaisiin toiminnan peruskuluihin, joihin kaupungin/kunnan muu palvelualue tai toimielin on jo myöntänyt toiminta-avustusta. Tapahtumatukea ei myönnetä välitystoiminnasta tai tulon hankinnasta aiheutuviin menoihin, velkojen lyhennyksiin, kokouspalkkioihin, jäsenmaksuihin eikä alkoholin, tupakan tai muiden päihdyttävien aineiden hankintaan. 

Tapahtumatukea voidaan myöntää vain yhteen tapahtumaan per hakija. Tapahtumatukea ei myönnetä suljetuille asiantuntijatapahtumille.

Mikäli tapahtumalle myönnetään tukea, on Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 -hankkeella oikeus julkaista tapahtuman tiedot.


2. Tapahtumatuen arviointi- ja myöntämisperusteet

Tapahtumatuki myönnetään ainoastaan hakemuksesta greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta.

Tapahtumatuen myöntämistä ja määrää harkittaessa otetaan huomioon ainakin seuraavat seikat:

  • Tapahtuman kuvaus ja talousarvio (menot ja tulot)
  • Hakijan sitoutuminen Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 -hankkeen tavoitteisiin ja ympäristöohjeisiin tapahtuman toteutuksessa
  • Tapahtuman viestintä tavoittaa kohderyhmänsä
  • Tapahtuman merkityksellisyys juuri Ympäristöpääkaupunkivuonna
  • Tapahtumajärjestäjä sitoutuu osallistumaan Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 -hankkeen järjestämään ympäristökoulutukseen toukokuussa 2021. Koulutus järjestetään verkossa.
  • Tuettavien tapahtumien tulee edistää vähintään yhtä Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021-hankkeen tavoitetta:
    • Tapahtuma tuottaa iloa ja lisää paikallisten ihmisten hyvinvointia
    • Tapahtuma toteuttaa, kehittää tai testaa ratkaisuja ympäristön eteen
    • Tapahtuma tuo esille ympäristökysymyksiä, tai tekee parhaita ympäristöratkaisuja ja -tekoja näkyväksi.
  • Tuettavat tapahtumat muodostavat monipuolisen kokonaisuuden


3. Tapahtumatuen hakeminen ja alustava päätöksentekoaikataulu

Tapahtumatukihaku avautuu 1.3.2021 ja päättyy 30.3.2021. Kaikki hakemukset otetaan arviointiin vasta hakuajan päätyttyä. Tapahtumatuen arviointi, päätöksenteko, toteutus, maksatus ja raportointiaikataulu:

  • Hakuaika 1.3.–30.3.2021
  • Arviointi 1.–29.4.2021
  • Päätöksenteko 30.4.2021
  • Julkistaminen 3.5.2021
  • Maksatus heti avustuspäätöksen tekemisen jälkeen, tapahtumatuen saajan tehtyä sähköisen maksatuspyynnön greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta (100 % tuesta).
    • Maksatuspyyntö on tehtävä viimeistään 31.10.2021.
  • Loppuraportointi viimeistään kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisestä.
    • Loppuraportti on lähetettävä kuitenkin viimeistään 15.12.2021.

Tapahtumatukihakemus tehdään sähköisesti greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta. Tapahtumatukihakemuksessa kysytään yhteystiedot tapahtuman talouden hallintaan liittyen.

Hakemuksen tekijä (yhdistys, yhteisö) sitoutuu antamaan Kestävä Lahti-säätiön käyttämälle tilintarkastustoimistolle mahdollisuuden yhteisön hallinnon tarkastamiseen sekä palauttamaan tuen siltä osin, kuin sitä ei ole käytetty tukianomuksessa esitettyyn tarkoitukseen.


4. Tapahtumatukihakemusten arviointi ja päätökset

Tapahtumahakemusten soveltuvuutta ympäristöpääkaupungin tavoitteiden toteuttamiseen arvioidaan monipuolista asiantuntijaosaamista sisältävässä arviointiryhmässä, joka antaa suosituksen rahoitettavista hankkeista Kestävä Lahti -säätiön hallitukselle. Arviointiryhmä koostuu tapahtumien asiantuntijoista:

  1. Inkeri Määttä, tapahtumapäällikkö, Lahden kaupungin elinvoima- ja kilpailukykypalvelut
  2. Matti Karhos, kulttuuriasiainpäällikkö, Lahden kaupungin kulttuuripalvelut
  3. Tommi Lanki, liikuntatoimenjohtaja, Lahden kaupungin liikuntapalvelut
  4. Mirva Kallunki, vs. toiminnanohjaaja, Lahden kaupungin nuorisopalvelut
  5. Anne Pässilä, erikoistutkija, LUT-yliopisto
  6. Siiri Kankainen, tiedottaja, Lahden nuorisovaltuusto
  7. Raija Forsman, toimitusjohtaja, Lahti Region
  8. Pipsa Wirtanen, toiminnanjohtaja, Lahti City ry
  9. Heikki Mäkilä, elinvoimajohtaja, Heinola
  10. Petri Hirvonen, hallintopäällikkö, Orimattila
  11. Merja Palokangas-Viitanen, kehittämisassistentti, Asikkala
  12. Annariina Keto, koordinaattori ja Tero Äijälä, yhteisöohjaaja, Hollola
  13. Emma Sulkanen, vuorovaikutussuunnittelija, Ympäristöpääkaupunki-hanke
Arviointiryhmän puheenjohtajana toimii vuorovaikutussuunnittelija Emma Sulkanen ja valmistelijana hankkeen tapahtumatuottaja Erika Poikolainen. 
Valmistelussa pyydetään tarvittaessa toiminta-alueen kuntien asiantuntijoilta kannanottoja tuettavista tapahtumista. Hakijoilta voidaan myös pyytää lisätietoja.
Päätökset tuettavista tapahtumista tekee Kestävä Lahti -säätiön hallitus. Säätiön hallitus tekee päätökset tuettavista tapahtumista näiden ohjeiden kohdan 4 päätösaikataulun mukaisesti.


5. Tapahtumatuen maksaminen ja käyttö

Tapahtumatuesta maksetaan 100 % heti tukipäätöksen tekemisen jälkeen, tapahtumatuen saajan tehtyä sähköisen maksatuspyynnön greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta. Tapahtumatuki maksetaan vain hakijan ilmoittamalle tilille. Tapahtumatukea saa käyttää vain hakemuksessa ilmoitettuihin ja tämän toimintaperiaatteen mukaisiin menoihin. 

Mikäli tapahtuma muuttuu koronatilanteen takia olennaisesti alkuperäisestä suunnitelmasta, tulee tapahtumajärjestäjän hyväksyttää uudet suunnitelmat ympäristöpääkaupunkihankkeelta kirjallisesti osoitteessa info@greenlahti.fi. 

Mikäli tapahtuma peruuntuu, hakijan tulee välittömästi peruuttamispäätöksen synnyttyä ilmoittaa siitä kirjallisesti sähköpostitse osoitteeseen info@greenlahti.fi maksamisen keskeyttämiseksi tai päätöksen peruuttamiseksi. Koronapandemian aiheuttamista mahdollisista kokoontumisrajoituksista johtuen tapahtumaa voi siirtää alkuperäisestä ajankohdasta tarvittaessa 30.11.2021 saakka, mutta muuten tukipäätös perutaan. Tapahtumatuki tulee palauttaa 15.12.2021 mennessä, jos tapahtumaa ei voida järjestää koronan tai muun syyn vuoksi.

Mikäli tapahtuma joudutaan perumaan kokonaan koronatilanteen vuoksi, voidaan kuluiksi hyväksyä suunnittelu- ja valmisteluvaiheen osalta max. 20 % tapahtuman saamasta tuesta ja tuen saajan tulee palauttaa käyttämättä jäänyt osuus tuesta.  

Mikäli hakija on antanut virheellisiä tai puutteellisia tietoja, tapahtumatukea ei ole käytetty myönnettyyn tarkoitukseen, tai vähimmäisvaatimuksia (katso kohta 1.) ei ole täytetty, Kestävä Lahti-säätiön hallitus voi päätöksellään määrätä tapahtumatuen maksamisen lopetettavaksi sekä jo maksetun tuen takaisinperittäväksi. 


6. Tapahtuman raportointi

Hyväksyttyjen tapahtumien loppuraportointi tehdään sähköisesti greenlahti.rimbert.fi hakuportaalin kautta viimeistään kuukauden kuluttua tapahtuman päättymisestä. Marraskuussa järjestettävien tapahtumien loppuraportti pitää lähettää 15.12.2021 mennessä.

Raportoinnissa kysytään hankkeen toiminnan ja viestinnän kannalta olennaisia tietoja, joita hyödynnetään Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 -hankkeen viestinnässä. 

Rahoituksen saajan taloushallinnosta vastaavan henkilön on vahvistettava loppuraportin yhteydessä, että tilitetyt kustannukset sisältyvät rahoituksen saajan kirjanpitoon ja ovat rahoituksensaajan maksamia. Raportoinnin laiminlyönti johtaa myönnetyn tapahtumatuen takaisinperintään.

Tapahtumasta voidaan pyytää myös valokuvallista tai muuta aineistoa hyödynnettäväksi Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 viestinnässä.